Software de cuentas por pagar (MVP)

Anexo A. Descripción de la solución

Qué hace cada quien dentro del sistema, los cinco módulos del MVP, las reglas con las que se calcula la fecha compromiso y se autoriza, las integraciones, la arquitectura y el equipo.

Quién entra y qué hace

Un usuario puede tener varios roles; en un despacho pequeño el administrador suele ser también el nivel 2. Acceso por correo y contraseña. Los tres usuarios iniciales y su rol llegan con el texto de reglas del kick-off.

Cinco módulos

Reglas con las que funciona

Integraciones

Accesos del cliente en el MVP: ninguno. La carga de XML no necesita credenciales; la e.firma solo se pediría en la 1.1, por canal seguro y con revisión de seguridad.

Arquitectura

Equipo

Principios de trabajo

• Ninguna factura se paga tarde por descuido: cada CFDI entra con fecha compromiso y aviso antes de vencer; es el resultado que medimos.
• Lo que ya descargas entra tal cual: XML o ZIP del SAT, sin recapturar; el Excel de proveedores entra una sola vez.
• Nadie paga sin autorización: el flujo por monto y la bitácora se aplican en el servidor, no solo en pantalla.
• Configurable sin desarrollo: umbral, días fijos de pago, condición por proveedor, anticipación y destinatarios de alertas se editan desde el sistema.
• Todo es del cliente, en todo momento: el código, la documentación, el proyecto en la nube y los datos son de IURA-CPA desde el primer día.
• Crece por módulos: las versiones 1.1 y 2.0 se agregan sobre la misma base, sin migraciones ni rehacer.

Anexo B. Alcance y entregables por fase

Entregables y criterios de cierre de cada fase, las versiones siguientes, los materiales que se te piden y lo que damos por entendido.

Fase 1: MVP de cuentas por pagar (6 semanas)

Fase 2: Soporte y Mantenimiento (mensual · incluida en la Opción B; opcional en la Opción A)

Versiones siguientes (no incluidas; se cotizan aparte, por módulo)

El reparto entre 1.1 y 2.0 es propuesta de Zulunity y se confirma contigo. Referencia para cotizar: de una a dos semanas de ingeniería por módulo; Contalink y la descarga del SAT dependen de su verificación técnica. El software PLD para actividades vulnerables es un segundo proyecto con su propia propuesta, que se cotiza después de entregar este MVP.

Materiales que se solicitarán

Tu documento de requerimientos de cuentas por pagar ya se recibió el 6 de octubre. No hace falta ningún acceso ni credencial en el MVP: todo entra por archivo.

Lo que damos por entendido (confírmalo con una sola casilla)

• En el MVP las facturas entran por carga de los XML que ya descargas del SAT; la descarga automática es de la versión 1.1.
• Arriba del umbral autoriza el nivel 2 (una sola firma, no doble firma).
• Si un proveedor no tiene condición de pago capturada, se usan 30 días desde la fecha del CFDI.
• José Antonio aprueba el diseño en una ronda, con respuesta en 48 horas.
• «Diciembre» significa operando antes del viernes 18 de diciembre, con arranque a más tardar el lunes 2 de noviembre.
• El reparto de módulos entre las versiones 1.1 y 2.0 es el de este anexo.

Supuestos generales

• Una sola razón social; unas 50 operaciones al mes, sin tope de volumen en el sistema.
• Tres usuarios iniciales con los roles de captura, autorización por monto y pago; un usuario puede tener varios roles.
• Sin centros de costo en el MVP.
• Los cinco estados de cuenta en PDF no entran al MVP: la conciliación es de la versión 1.1 y no requiere conexión bancaria.
• Los pagos parciales se registran si el despacho los usa; si no, el campo queda sin uso.
• La entrega se da por conforme en la sesión de entrega, o sin comentarios en cinco días hábiles.
• La contraparte legal y de facturación es IURA-CPA Consulting, S.C.; se confirma en el contrato.

Fuera de Alcance

Anexo C. Cronograma detallado

Seis semanas desde el anticipo (Opción A) o la primera mensualidad (Opción B). Condición de arranque: maquetas aprobadas y pago a más tardar el lunes 2 de noviembre. Cada día de retraso mueve la entrega un día; si el arranque pasa del lunes 9 de noviembre, la entrega se recorre a enero.

Antes del arranque

Vista general

Soporte y Mantenimiento es mensual: incluido en la Opción B desde el primer mes y opcional en la Opción A a partir de la entrega. Si la entrega es el viernes 11 de diciembre, la garantía de la Opción A corre hasta el 10 de enero; Soporte y Mantenimiento, si se contrata, empieza a partir de la entrega. La semana 3 tiene cuatro días hábiles: el lunes 16 de noviembre es inhábil.

Fase 1: MVP de cuentas por pagar (6 semanas)

Anexo D. Inversión y formas de contratación

IURA-CPA elige entre pagar el sistema a precio fijo y recibirlo configurado y funcionando en sus cuentas para operarlo por su cuenta (Opción A), o una sola renta mensual que incluye la construcción, el soporte, el mantenimiento, la evolución menor y la nube (Opción B).

Dos formas de contratar

Opción A: MVP a precio fijo

Opción A: Entrega, nube y Soporte y Mantenimiento opcional

Al cerrar el proyecto, Zulunity entrega el sistema configurado y funcionando en las cuentas de IURA-CPA, con capacitación e instructivos (bandeja, autorización, calendario, proveedores y configuración) y documentación técnica (arquitectura, reglas de acceso, respaldos y nube). Hasta la entrega, Zulunity absorbe el gasto de nube; desde la entrega, la facturación de la nube pasa al despacho, salvo que contrate Soporte y Mantenimiento.

Si el despacho prefiere que Zulunity lo siga operando: Soporte y Mantenimiento por $2,000 MXN + IVA al mes (detalle en el Anexo E), facturado por adelantado, a partir de la entrega. Incluye la bolsa de nube de $500 al mes, monitoreo, respaldos, corrección de defectos y evolución menor; el excedente de nube se paga al costo, con aviso previo. Sin plazo forzoso: se termina con 15 días naturales de aviso por escrito.

Opción B: Renta mensual

Después del mes 6, la renta sigue mes a mes con 15 días naturales de aviso para terminar. Los cambios menores van dentro de la renta, hasta 8 horas al mes, no acumulables; un módulo nuevo (por ejemplo, gastos sin factura, tarjetas corporativas, Contalink o la descarga automática del SAT) se cotiza aparte, por módulo, y se acuerda por escrito antes de ejecutarse. Al terminar la renta, el despacho conserva el repositorio, el proyecto de nube, el dominio y las cuentas de correo transaccional, que ya están a su nombre; Zulunity entrega las credenciales que haya administrado y una guía de operación en 5 días hábiles.

Anexo E. Soporte y mantenimiento

En la Opción A, el sistema se entrega configurado y funcionando, con capacitación e instructivos, e incluye 30 días de garantía correctiva; Soporte y Mantenimiento es opcional. En la Opción B, el soporte y la corrección de defectos van incluidos mientras la renta esté vigente.

Tiempos de respuesta

Horario de atención: lunes a viernes de 9:00 a 18:00 (hora del centro de México). Canal: correo o WhatsApp.

Anexo F. Términos y condiciones

1. Infraestructura y Servicios de Terceros: Un dominio propio del despacho y cualquier cuota de terceros no están incluidos y son responsabilidad del cliente. En la Opción A, Zulunity absorbe el gasto de nube hasta la entrega; desde la entrega, la facturación de la nube pasa al cliente, salvo que contrate Soporte y Mantenimiento. Mientras Zulunity opere el sistema (Opción B, o Soporte y Mantenimiento en la A), la nube se cubre con una bolsa de $500 MXN al mes y el excedente se paga al costo, con aviso previo.
2. Validación de Alcance: El alcance del MVP es el de esta propuesta: facturas CFDI con control de fechas de pago y registro de proveedores, para una sola razón social. Las reglas de autorización por monto, los días fijos de pago y los roles se cierran con el texto que el cliente entrega en el kick-off. Si durante el desarrollo aparecen cambios estructurales, módulos de las versiones 1.1 o 2.0, o reglas no documentadas, se evaluará su impacto en alcance, tiempo y costo antes de continuar.
3. Propiedad Intelectual: El código, la documentación y los entregables del proyecto son propiedad de IURA-CPA Consulting, S.C. desde su creación y en todo momento, en ambas opciones; es una garantía de Zulunity y no se condiciona al pago ni a la entrega. El repositorio de código y el proyecto de nube se crean a nombre de IURA-CPA desde el arranque, igual que los datos y las credenciales; Zulunity trabaja en ellos con acceso durante el desarrollo y mientras preste Soporte y Mantenimiento o la renta. En la Opción B, la permanencia mínima de 6 meses obliga al pago de la renta y no condiciona la propiedad. Zulunity conserva sus herramientas y aceleradores propios, con licencia perpetua de uso para el cliente, el software de terceros, sus marcas y su conocimiento residual.
4. Cambios al Alcance: En la Opción A, cualquier funcionalidad adicional no contemplada en esta propuesta se cobra en bloques de 8 horas a $1,500 MXN + IVA, previa aprobación escrita del cliente. En la Opción B, los cambios menores (umbral, días de pago, alertas, plantilla de importación, exportaciones, altas de usuarios y proveedores) van dentro de la renta, hasta 8 horas al mes, no acumulables; un módulo nuevo se cotiza aparte, por módulo, y se acuerda por escrito antes de ejecutarse. Los módulos de las versiones 1.1 y 2.0 se cotizan por módulo en ambas opciones.
5. Datos Personales: IURA-CPA es la responsable de los datos personales que captura en el sistema (nombres y correos de sus usuarios, contactos de proveedores); Zulunity actúa como encargada y los trata solo por sus instrucciones, sin transferirlos ni usarlos para otro fin, en la nube de Google, con acceso nominal y bitácora, y con borrado al terminar la relación. Aviso al cliente de cualquier incidente de seguridad en un máximo de 72 horas.
6. Confidencialidad: Toda la información compartida durante el proyecto, incluidos los CFDI, los proveedores, los montos y las políticas de pago del despacho, será tratada bajo principios de confidencialidad entre ambas partes.
7. Tope de Responsabilidad: La responsabilidad total y acumulada de Zulunity no excederá el monto efectivamente pagado por el cliente durante los 12 meses anteriores al hecho que origine la reclamación (en la Opción B, la suma de las mensualidades pagadas en ese periodo), y no incluye daños indirectos (ingresos, utilidades, oportunidades, reputación o interrupción del negocio), comisiones, recargos o intereses por pagos realizados fuera de fecha, ni fallas de servicios de terceros, incluido el SAT. Quedan fuera de este tope las obligaciones de confidencialidad y de protección de datos personales.
8. Vigencia: Esta propuesta tiene una vigencia de 30 días naturales a partir de su fecha de emisión.
9. Manejo de CFDI y Datos Fiscales: Los XML, los PDF y los datos fiscales que el cliente carga en el sistema son del despacho y se almacenan en el proyecto en la nube a su nombre, con acceso restringido por rol y bitácora. Zulunity los trata solo para construir, probar y operar el sistema, sin transferirlos ni usarlos para otro fin, y los borra de sus entornos de trabajo al terminar la relación. En el MVP no se solicita la e.firma, la contraseña del SAT ni ninguna otra credencial del cliente; si en una versión posterior se acuerda la descarga automática, las credenciales se entregan por un canal seguro, se guardan cifradas y se somete el módulo a una revisión de seguridad antes de operar. La consulta de estado al SAT es informativa: la obligación fiscal de verificar la vigencia de un CFDI sigue siendo del despacho.
10. Segregación de Funciones y Bitácora: El sistema aplica en el servidor, no solo en pantalla, que ninguna factura pase a Pagada sin la autorización del nivel que le corresponde según su monto y el umbral vigente; que nadie autorice lo que capturó; que el nivel 2 y el administrador entren con verificación en dos pasos; y que toda autorización, pago, rechazo y cambio de configuración o de usuarios quede en una bitácora inmutable con usuario, fecha y hora. La definición de umbrales, roles y días de pago es decisión del cliente; el sistema la ejecuta y la registra, y no sustituye sus controles internos ni la revisión humana de cada pago.
11. Garantía y Plazo: En la Opción A, Zulunity corrige sin costo los defectos de los entregables durante 30 días naturales a partir de la entrega conforme; después, la corrección se atiende dentro de Soporte y Mantenimiento, si se contrata, o en bloques de 8 horas. Soporte y Mantenimiento es mensual, sin plazo forzoso, y se termina con 15 días naturales de aviso por escrito. En la Opción B no hay cláusula de garantía separada: la corrección de defectos está incluida mientras la renta esté vigente. La renta tiene una permanencia mínima de 6 meses y la primera mensualidad no es reembolsable; si el cliente termina antes, cubre las mensualidades restantes de ese plazo. Después del mes 6, la renta sigue mes a mes y cualquiera de las partes puede terminar sin penalización con 15 días naturales de aviso por escrito. Al terminar la renta, el cliente conserva el repositorio, el proyecto de nube, el dominio y las cuentas de correo transaccional, que ya están a su nombre, y Zulunity le entrega las credenciales que haya administrado y una guía de operación dentro de 5 días hábiles.